Lập kế hoạch công việc

Lập Kế hoạch công việc là gì?

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình thời gian, có thời hạn, nguồn lực thực hiện, ấn định những mục tiêu cụ thể sẽ đạt được và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.

Lập kế hoạch công việc 

Tại sao phải lập kế hoạch công việc?

Khái niệm lập kế hoạch công việc là gì? Bạn có thể tham khảo thêm ở bài viết trước tại đây

Lập kế hoạch công việc là một nhiệm vụ không thể thiếu của nhà quản lý cấp trung để thực hiện chức năng quản lý công việc. Một bản kế hoạch tốt sẽ giúp nhà quản lý cấp trung dễ dàng hơn trong điều hành công việc và ngược lại, một nhà quản lý cấp trung không biết cách xây dựng bản kế hoạch công việc hiệu quả thì hiệu quả làm việc của bản thân nói riêng và toàn bộ tổ chức nói chung sẽ không cao. Nắm được phương pháp lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng này.

Vai trò của lập kế hoạch công việc

Bản kế hoạch công việc giữ vai trò như la bàn chỉ đường để nhà quản lý cùng tổ chức của mình có thể đi tới đích một cách nhanh nhất đồng thời hiệu quả và tiết kiệm chi phí nguồn lực nhất. Bởi lẽ lập kế hoạch công việc giúp nhà quản lý cấp trung trong các khía cạnh sau:

Vai trò của lập kế hoạch công việc

  Tư duy có hệ thống hơn để tiên liệu các tình huống xảy ra.

 Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu hơn.

Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Hiển nhiên là khi mục tiêu và những phương tiện đã rõ ràng thì những yếu tố phi hiệu suất cũng được bộc lộ.

Tập trung vào các mục tiêu

Bản kế hoạch đã đặt rõ mục tiêu đề ra cần đạt được vì vậy, mọi hoạt động trong bản kế hoạch đều hướng tới việc hoàn thành mục tiêu đề ra. Tập trung vào các mục tiêu đó giúp tiết kiệm các nguồn lực không cần thiết tránh lãng phí.

Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các vị trí quản lý khác.

Việc phối kết hợp giữa các bộ phận khác nhau và các quản lý cấp trung với nhau giữ vai trò rất quan trọng. Nếu không căn cứ vào bản kế hoạch, có thể các công việc sẽ bị trùng lặp ở một hay một số giai đoạn nào đó. Đồng thời rất dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các bộ phận với nhau. Việc lập kế hoạch công việc giúp nhà quản lý tránh được những khó khăn này.

 Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài.

Phải thống nhất rằng, bản kế hoạch không phải là một sản phẩm hoàn hảo nhất là trong điều kiện môi trường nhiều biến động như hiện nay.

Lập kế hoạch có tác dụng là dự liệu trước những tình huống có thể xảy ra và đề xuất phương án dự phòng. Lập kế hoạch buộc những người quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán những thay đổi trong nội bộ cũng như ngoài môi trường, cân nhắc ảnh hưởng của chúng và đưa ra những phản ứng đối phó thích hợp.

   Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

Phương pháp lập kế hoạch công việc

Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian của mình như thế nào. Nếu bạn biết cách lên kế hoạch, bạn có thể giảm stress và tối đa hiệu quả công việc của mình. Đây cũng được coi như một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất.

Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn lịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc why?

Đây là yêu cầu bắt buộc bạn không thể bỏ qua khi lập kế hoạch. Mục tiêu là đích mà bạn muốn đạt được khi thực hiện kế hoạch của mình. Bản kế hoạch không có mục tiêu cũng như đi đường mà không có đích tới. Bạn không biết mình sẽ đi đâu thì sẽ không bao giờ có thể biết bạn cần đi như thế nào? Do vậy, việc xác định mục tiêu là vô cùng quan trọng. Để làm tốt điều này, bạn cần trả lời được các câu hỏi sau:

•    Tại sao bạn phải làm công việc này?
•   Ý nghĩa của công việc đó với hoạt động của tổ chức
•   Hậu quả nếu bạn không thực hiện công việc này?

Xác định nội dung công việc (what)

Sau khi đã xác định đúng đắn mục tiêu mà bạn cần đạt được thì việc tiếp theo là liệt kê nội dung các công việc mà bạn sẽ phải làm để đạt được mục tiêu đề ra. 

Xác định 3W: where, when, who+ 1H

 Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì phát triển, khi nào kết thúc…bạn phải lên lịch trình thời gian cụ thể cho các hạng  mục công việc. Công việc này khi nào phải hoàn thành, tất cả đều phải có deadline để đảm bảo: thứ nhất : tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc, thứ hai công việc này hoàn thành là điều kiện cần để thực hiện công việc tiếp theo.

Lập kế hoạch công việc-thứ tự ưu tiên công việc  

Một điểm cần lưu ý đó là thứ tự ưu tiên công việc, điều này tưởng đơn giản nhưng lại rất quan trọng. Bạn cần xác định, việc nào là quan trọng nhất trong kế hoạch của bạn? Việc nào cần hoàn thành trước ...để từ đó sắp xếp thời gian cho từng hạng mục công việc.

Đồng thời xác định địa điểm thực hiện công việc : có thể tại nơi làm việc và điều kiện hoàn thành công việc. Cuối cùng bạn cần xác định nhân lực nào là người thực hiện công việc đó? Điều này cần được căn cứ vào rất nhiều yếu tố: năng lực nhân viên, điều kiện cá nhân nhân viên, yêu cầu của công việc, ....

 Xác định cách thức thực hiện 1H (how): 

Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát

Một bản kế hoạch được lập ra bao giờ cũng cần có phương án kiểm tra, giám sát nhằm kịp thời phát hiện những điểm bất cập còn tồn tại, sửa chữa sai lầm để đảm bảo kế hoạch hoàn thành theo đúng tiến độ. Thậm chí lên phương án thay đổi kế hoạch khi cần thiết. Những người được phân công công việc kiểm tra giám sát phải thật sự là những người mà bạn hoàn toàn tin tưởng về chuyên môn lẫn trách nhiệm trong công việc, có như vậy công tác kiểm tra, kiểm soát mới phát huy tác dụng.

Xác định nguồn lực thực hiện 5M

Nguồn lực thực hiện được đưa ra theo công thức 5M: Man-Money- Method- Materia-Machine tương ứng với 5 yếu tố Con người- tài chính- thời gian- nguyên vật liệu- kỹ thuật hỗ trợ.

Tất nhiên, đây là các nguồn lực không thể thiếu để đảm bảo kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Trên đây là phương pháp để bạn xây dựng bản kế hoạch công việc cho tổ chức. Tùy từng mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn trong công việc để bạn có thể linh hoạt xây dựng các bản kế hoạch khác nhau.

Học viện doanh nhân INCIP- Đơn vị chuyên thiết kế các chương trình đào tạo cho doanh nghiệp, đặc biệt là Khóa học quản lý cấp trung, khóa học thu hồi công nợ và Kỹ năng bán hàng. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề nhân sự, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp.

HOTLINE: 0982 463 980

Read More

Lập kế hoạch là gì?

Lập  kế hoạch là gì?

Trước khi đưa ra ý kiến của mình để trả lời câu hỏi trên, tôi xin kể cho các bạn nghe một câu chuyện- lập kế hoạch là gì?

Trong một buổi nói chuyện với một nhóm các doanh nhân, một chuyên gia trình bày về cách sử dụng thời gian có hiệu quả. Đứng trước những người khá thành đạt trong cuộc sống, ông mỉm cười: "Sau đây là một câu hỏi trắc nghiệm". Ông ta lấy từ gầm bàn một cái lọ rộng miệng cỡ 4 lít và một túi chứa những hòn đá cuội to bằng nắm tay. Ông lần lượt đặt từng hòn đá vào lọ cho đến khi không thể bỏ vào được nữa. "Cái lọ có đầy chưa?" - ông hỏi.

"Đầy rồi" - mọi người đáp.

"Thật không?" - ông lấy từ gầm bàn ra một túi sỏi nhỏ đổ từ từ vào lọ và lắc cho các hòn sỏi chen vào tất cả các khoảng trống giữa các hòn đá cuội. Ông nhoẻn miệng cười và hỏi: "Cái lọ đầy chưa?".

Lần này thì mọi người dường như bắt kịp ông. Ai đó trả lời: "Chắc là chưa".

"Tốt!" - ông nói và lấy ra một túi cát đổ vào lọ và cát chen đầy vào các khoảng trống giữa những hòn đá cuội và hòn sỏi. Một lần nữa, ông hỏi: "Cái lọ đầy chưa ?".

"Chưa" - mọi người nhao nhao. "Tốt" - ông lặp lại và vớ lấy bình nước đổ vào lọ cho đến khi nước ngập đến miệng lọ. Ông ngước nhìn mọi người và hỏi: "Minh họa này nói lên điều gì?".

Một nhà kinh doanh nhanh nhảu đáp: "Vấn đề là cho dù kế hoạch làm việc của bạn có sít sao thế nào đi nữa, nếu cố gắng bạn luôn có thể làm thêm nhiều việc nữa!"

"Có thể" - ông đáp - Nhưng đó không phải là vấn đề. Điều mà minh họa vừa rồi nói lên là: “ Nếu  bạn không đặt những hòn đá cuội vào lọ trước, bạn sẽ không bao giờ có thể nhét chúng vào được".

Cái gì là những "hòn đá cuội" trong cuộc sống của bạn? Có thể là một dự án, một hoài bão mà bạn muốn thực hiện, thời gian với những người mà bạn thương yêu, học vấn của bạn, sức khỏe của bạn... Nhưng nhớ đặt những "hòn đá cuội" đó vào lọ trước hoặc bạn sẽ không bao giờ nhét chúng vào được. Chúng ta luôn cố gắng làm thật nhiều việc trong khoảng thời gian giới hạn của mình. Nhưng điều quan trọng là những việc mà bạn đang làm có thật sự có ý nghĩa.

Tôi kể lại cho các bạn nghe câu chuyện này, để chúng ta cùng đọc và suy ngẫm rộng ra trong cuộc sống hay hẹp hơn trong những công việc hàng ngày của mình!

Muốn làm tốt công việc, nhất định phải có kế hoạch, để xác định việc nào là quan trọng, việc nào phải thực hiện trước?

lập kế hoạch là gì?

Vậy lập kế hoạch là gì?

Trong cuộc sống, vị trí hiện tại là một điểm, vị trí tương lai ta muốn đạt được là một điểm khác. Việc của bạn là làm sao đi từ điểm này tới điểm kia càng nhanh càng tốt. Kế hoạch sẽ là bản hướng dẫn rõ ràng hướng tới mục tiêu của bạn. Nếu sử dụng một bản kế hoạch hợp lý, bạn có thể đạt được mục tiêu theo ý mình thay vì phải dựa vào vận may hay hoàn cảnh.

Trong kinh doanh, lập kế hoạch là gì?

Lậpkế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Đây là chức năng đầu tiên của nhà quản trị doanh nghiệp. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp.

Kế hoạch hóa cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước. Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động mà một công ty hoặc cơ sở nào đó, và mọi bộ phận của nó  3 dột nếu cố gắng làm vậy. Bạn không bao giờ có đầy đủ thông tin khi lập kế hoạch. Kế hoạch dựa vào những điều đang xảy ra và những điều bạn dự đoán sẽ xảy ra trong tương lai. Kế hoạch là cầu nối giữa quá khứ, hiện tại và tương lai và không bao giờ được từ bỏ.

  Vì thế, kế hoạch chỉ là cái tốt nhất mà bạn có thể làm hiện tại. Bạn phải sẵn sàng để thay đổi và cập nhật thường xuyên ngay khi sự kiện hoặc hoàn cảnh mới trở nên rõ ràng. Một kế hoạch cứng nhắc đến độ không thể thay đổi khi các điều kiện thay đổi còn tệ hơn là không có kế hoạch nào. Kế hoạch của bạn phải được sử dụng như một bản hướng dẫn chính xác cho bạn trong bất kỳ hoàn cảnh hiện tại nào chứ không phải như một bản cam kết cứng nhắc không thể thay đổi.

Những ai cần lập kế hoạch?

Trong hoạt động của doanh nghiệp, bất kỳ vị trí nào từ lãnh đạo cấp cao như giám đốc điều hành đến quản lý cấp trung như các trưởng phòng, quản đốc hay tổ trưởng và các nhân viên đều phải xây dựng kế hoạch. Giám đốc điều hành xây dựng chiến lược phát triển cho doanh nghiệp, quản lý cấp trung xây dựng kế hoạch làm việc cho tổ nhóm... nhân viên lập kế hoạch công việc. Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp họ có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng các công việc của mình và doanh nghiệp.

Có thể thấy việc lập kế hoạch là rất cần thiết nếu bạn muốn tới đích nhanh và hiệu quả nhất. Trong doanh nghiệp, muốn phát huy năng suất, hiệu suất làm việc cho đội ngũ nhân sự của mình. Là lãnh đạo trước hết bạn nên lập cho cá nhân cũng như đội nhóm của mình những bản kế hoạch công việc thât hiệu quả!

Xem thêm chương trình đào tạo: Kỹ năng lập kế và kiểm soát kế hoạch hiệu quả

Read More