Ở bài viết trước tôi đã đề cập tới khái niệm kỹ năng làm việc nhóm và sự cần thiết của nó. Nhưng làm thế nào để nhóm của bạn hoạt động hiệu quả mới thực sự khó. Ở bài viết này tôi sẽ chia sẻ một số nguyên tắc- kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả!
Hiểu Kỹ năng làm việc nhóm như thế nào?
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc việc phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên. Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành một định nghĩa quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc sống.
 |
| kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả |
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là kỹ năng cơ bản mà nhà quản lý cần nấm được để điều hành quản lý nhân viên của mình nhằm phát huy thế mạnh cũng như hạn chế các nhược điểm của tương tác nhóm nhằm đạt hiệu suất công việc cao nhất.
Vậy kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả bao gồm những gì?
Thứ nhất, để nhóm hoạt động hiệu quả, bạn phải lên kế hoạch làm việc nhóm rõ ràng cụ thể:
Tại lần họp đầu tiên
Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến.
Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ.
Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.
Những lần họp sau
- Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.
- Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.
Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc
- Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên
- Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.
- Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả bao gồm những nguyên tắc sau:
1- Tạo sự đồng thuận giữa các thành viên trong 1 nhóm
Tổ chức những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm. Những buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.
Những điểm cần ghi nhớ tạo sự đồng thuận khi làm việc nhóm:
• Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về mục tiêu phải nhắm tới.
• Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện.
• Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng.
2- Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị
Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:
• Người bảo trợ chính của nhóm
• Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan
• Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm
3- Khuyến khích óc sáng tạo
Thế mạnh của làm việc theo nhóm là khi phát huy được thế mạnh sáng tạo của từng cá nhân và kết hợp chúng lại với nhau để đưa ra đáp số hoàn chỉnh. Nhưng đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn phải biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất. Đó là kỹ năng cần thiết để nhóm hoạt động hiệu quả
4- Phát sinh những ý kiến mới
Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.
Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.
Những điểm cần ghi nhớ trong kỹ năng làm việc nhóm để hiệu quả hơn:
• Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”.
• Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.
• Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.
• Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá.
• Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.
• Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra.
5- Học cách ủy thác khi làm việc nhóm
Nhược điểm của làm việc nhóm (teamwork) là các thành viên trong nhóm sẽ đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, đổ lỗi cho người khác vì vậy nhóm sẽ hoạt động kém hiệu quả. Để khắc phục nhược điểm này, lãnh đạo nhóm cần ủy thác cho nhân viên của mình
Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành.
Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu.
Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó.
Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:
- Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm.
- Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ.
- Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm.
- Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là hỏng to
Ủy thác đúng người đúng việc sẽ giúp các cá nhân có ý thức trách nhiệm lớn hơn trong công việc mình làm từ đó nâng cao hiệu quả làm việc nhóm
6- Khuyến khích mọi người phát biểu
Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó.
7- Chia sẻ trách nhiệm
Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên thống nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc.
8- Cần linh hoạt trong làm việc nhóm
Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác.
Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm.
Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành.
Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối.
Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình.
trên đây là những nguyên tắc cũng như các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả mà nhà quản lý cần nắm vững trong việc quản lý điều hành nhóm hoạt động. Vận dụng những kỹ năng này sẽ giúp cho nhóm của bạn hoạt động hiệu quả!
