Bài học tạo động lực từ những danh tướng thời chiến

Các vị tướng lãnh đạo tài ba trong thời chiến đã thành công với những quan điểm trong quản trị khi điều hành trăm vạn binh tướng, Có những bài học đến nay vẫn mang lại giá trị mà trong quản lý chung ta cần noi theo. Cùng xem lại một số Câu chuyện trong lịch sử để rút ra bài học trong quản lý cấp trung.

 Napoleon từng nói: “Tinh thần với thể chất giống như ba so với một vậy.” Trong thời chiến“Ông ấy muốn ám chỉ tinh thần chiến đấu của quân đội là nhân tố mang tính quyết định đến kết quả trận chiến. Với những binh sĩ đầy nhiệt huyết, ông có thể đánh bại kẻ thù mạnh gấp ba lần”, tác giả Robert Greene viết trong cuốn “33 chiến lược chiến tranh”.

Câu nói đó vẫn đúng khi áp dung trong quản trị nhân sự ngày nay. Do vậy thái độ và tinh thần làm việc mang yếu tố quyết định chất lượng công việc. Bạn cũng có thể dùng những chiến thuật tương tự để nâng cao tinh thần nhân viên và khiến họ làm việc với năng suất tối đa.

Tìm một động lực chung

Hãy tạo mục tiêu cho các nhân viên của bạn phấn đấu. Nhắc nhở rằng họ là thành viên của cùng một công ty, phải cạnh tranh với những công ty khác trên thị trường và tạo cảm hứng để họ nỗ lực đánh bại đối thủ.

Khi Oliver Cromwell là Thượng tá trong cuộc nội chiến Anh năm 1643, ông tiến hành tuyển chọn những binh lính chưa có kinh nghiệm nhưng đều theo Thanh giáo giống mình. Cùng chung lý tưởng, cùng hát thánh ca khi bước vào trận chiến, đội quân này vượt trội hơn hẳn so với đoàn kỵ binh được huấn luyện kỹ của Cromwell trước đây. Năm 1645, họ đã đánh bại lực lượng hoàng gia và kết thúc thời kì đầu của cuộc chiến.

Luôn khiến nhân viên bận rộn

Khi quân lính đang phòng thủ, chuẩn bị cho đợt tấn công tiếp theo, họ thường xuống tinh thần do tự mãn hoặc lo lắng. Điều tương tự sẽ xảy ra với một công ty nếu không chủ động tiến về phía trước.

Napoleon là người chỉ huy quân đội Pháp chống lại Áo tại Ý vào tháng 4 năm 1796, nhưng binh lính lại không chào đón ông. Họ cho rằng ông quá thấp, quá trẻ và thiếu kinh nghiệm để làm lãnh đạo, mà họ thì vốn đã hết hy vọng vào việc chiến đấu cho lý tưởng của Cách mạng Pháp. Sau vài tuần không thể làm họ phấn chấn, Napoleon quyết định buộc họ hành động. 

Ông đưa họ đến chiếc cầu mà quân mình có thể dễ dàng giành phần thắng, và bước lên phía trước. Ông khích lệ họ, dẫn dắt họ đi tới một chiến thắng gần như không tốn sức. Sau lần đó, ông được quân lính hết lòng tôn trọng phục tùng.

Khiến họ hài lòng

Bạn không cần quá chiều các nhân viên, nhưng phải đáp ứng những nhu cầu thiết yếu của họ. Nếu không, họ sẽ cảm thấy bị bóc lột và trở nên ích kỷ, hời hợt trong công việc.

Napoleon biết rằng nhiều binh lính của mình cảm thấy nhớ nhà và kiệt sức. Đó là lý do tại sao ông chủ động hỏi han từng người lính và chia sẻ những vấn đề cá nhân của họ. Khi muốn khen thưởng hay thăng chức, ông thường thông báo vào lúc họ đang chán nản. Sự động viên đúng lúc khiến binh lính cảm thấy Napoleon luôn quan tâm và chú ý đến những cống hiến của mình.

Dẫn dắt và làm gương cho họ

Dẫn dắt và làm gương cho nhân viên

Dù là những nhân viên hăng hái nhất thì cũng có lúc nhụt chí, và bạn cần cho họ biết bạn luôn ở bên cạnh họ.

Vị tướng nước Đức Eric Rommel, người mà tài năng quân sự khiến cả những kẻ thù của ông, cựu thủ tướng Anh Winston Churchill và tướng Mỹ George S. Patton phải kính phục, từng viết: “Trong những lúc hoảng sợ, mệt mỏi, rối loạn hoặc có gì đó bất thường phải đối mặt, thì tấm gương của nhà lãnh đạo là rất cần thiết.”

Chiếm được cảm tình

Theo tác giả Greene, những vị tướng giỏi nhất không phải lúc nào cũng khô khan. Vì thế, bạn hãy thu hẹp khoảng cách với nhân viên qua những câu nói đùa, sau đó tiếp cận trực tiếp hơn với nhiệm vụ của họ.

Đại tướng Hannibal, chỉ huy quân vùng Carthage, Tunisia, biết cách tạo một bài phát biểu hùng hồn để khuấy động sĩ khí trước mỗi trận đấu với người La Mã. Nhưng ông cũng biết nói những lời hùng hồn như thế lúc các chiến sĩ đang nghỉ ngơi thì không thích hợp. Thay vào đó, Hannibal kể những câu chuyện phiếm khiến họ cười một cách thoải mái.

Thưởng phạt công minh

“Hãy khiến binh lính ganh đua để làm bạn hài lòng”, tác giả Greene nêu ý kiến. Không nhất thiết phải khiển trách mọi nhân viên chưa đáp ứng được kỳ vọng của bạn, nhưng cũng đừng dễ dãi nếu họ làm việc không tốt.

Thời Xuân Thu ở Trung Quốc, vua nhà Tề cất nhắc Tư Mã Nhương Thư làm tướng quân bảo vệ lãnh thổ trước những kẻ thù là nước Tấn và nước Yên. Khi có hai binh lính bất kính với Nhương Thư, ông thẳng tay xử tử một người, và giết những kẻ theo phe người còn lại. 

Quân lính của ông bị một phen khiếp đảm. Tuy nhiên, vị tướng cũng thể hiện là người giàu lòng nhân ái khi chia sẻ thức ăn và các nhu yếu phẩm một cách công bằng hay quan tâm đến những người bị thương. Họ hiểu rằng thủ lĩnh của mình sẽ thưởng những ai phục tùng và nghiêm trị những kẻ chống lệnh.

Dựng lên một huyền thoại về công ty

“Những binh lính từng kề vai sát cánh trải qua nhiều trận đấu thường dựng lên những câu chuyện huyễn hoặc về chiến thắng của họ”, ông Greene cho biết, “Thành công sẽ khiến mọi người đoàn kết hơn. Hãy tạo ra những biểu tượng và khẩu hiệu phù hợp với huyền thoại đó. Quân lính sẽ muốn trở thành một phần của huyền thoại”.

Khi tìm nơi dựng trại cho quân đội giữa mùa đông khắc nghiệt năm 1777-1778, George Washington đã chọn thung lũng Forge, Pennsylvania. Ông cùng binh lính phải trải qua những ngày tháng lạnh thấu xương, thức ăn thì khan hiếm và bệnh dịch hoành hành. Cuối tháng 2/1778, 2500 binh lính đã chết. Thế nhưng những người còn sống vẫn hừng hực khí thế và tin tưởng sẽ giành thắng lợi trong trận chiến với Anh.

Read More

Lập kế hoạch công việc

Lập Kế hoạch công việc là gì?

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình thời gian, có thời hạn, nguồn lực thực hiện, ấn định những mục tiêu cụ thể sẽ đạt được và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.

Lập kế hoạch công việc 

Tại sao phải lập kế hoạch công việc?

Khái niệm lập kế hoạch công việc là gì? Bạn có thể tham khảo thêm ở bài viết trước tại đây

Lập kế hoạch công việc là một nhiệm vụ không thể thiếu của nhà quản lý cấp trung để thực hiện chức năng quản lý công việc. Một bản kế hoạch tốt sẽ giúp nhà quản lý cấp trung dễ dàng hơn trong điều hành công việc và ngược lại, một nhà quản lý cấp trung không biết cách xây dựng bản kế hoạch công việc hiệu quả thì hiệu quả làm việc của bản thân nói riêng và toàn bộ tổ chức nói chung sẽ không cao. Nắm được phương pháp lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản lý thực hiện tốt chức năng này.

Vai trò của lập kế hoạch công việc

Bản kế hoạch công việc giữ vai trò như la bàn chỉ đường để nhà quản lý cùng tổ chức của mình có thể đi tới đích một cách nhanh nhất đồng thời hiệu quả và tiết kiệm chi phí nguồn lực nhất. Bởi lẽ lập kế hoạch công việc giúp nhà quản lý cấp trung trong các khía cạnh sau:

Vai trò của lập kế hoạch công việc

  Tư duy có hệ thống hơn để tiên liệu các tình huống xảy ra.

 Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu hơn.

Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Hiển nhiên là khi mục tiêu và những phương tiện đã rõ ràng thì những yếu tố phi hiệu suất cũng được bộc lộ.

Tập trung vào các mục tiêu

Bản kế hoạch đã đặt rõ mục tiêu đề ra cần đạt được vì vậy, mọi hoạt động trong bản kế hoạch đều hướng tới việc hoàn thành mục tiêu đề ra. Tập trung vào các mục tiêu đó giúp tiết kiệm các nguồn lực không cần thiết tránh lãng phí.

Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các vị trí quản lý khác.

Việc phối kết hợp giữa các bộ phận khác nhau và các quản lý cấp trung với nhau giữ vai trò rất quan trọng. Nếu không căn cứ vào bản kế hoạch, có thể các công việc sẽ bị trùng lặp ở một hay một số giai đoạn nào đó. Đồng thời rất dễ dẫn đến mâu thuẫn giữa các bộ phận với nhau. Việc lập kế hoạch công việc giúp nhà quản lý tránh được những khó khăn này.

 Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài.

Phải thống nhất rằng, bản kế hoạch không phải là một sản phẩm hoàn hảo nhất là trong điều kiện môi trường nhiều biến động như hiện nay.

Lập kế hoạch có tác dụng là dự liệu trước những tình huống có thể xảy ra và đề xuất phương án dự phòng. Lập kế hoạch buộc những người quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán những thay đổi trong nội bộ cũng như ngoài môi trường, cân nhắc ảnh hưởng của chúng và đưa ra những phản ứng đối phó thích hợp.

   Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

Phương pháp lập kế hoạch công việc

Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian của mình như thế nào. Nếu bạn biết cách lên kế hoạch, bạn có thể giảm stress và tối đa hiệu quả công việc của mình. Đây cũng được coi như một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng nhất.

Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn lịch, bảng biểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm. Giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào hoàn cảnh của bạn.

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc why?

Đây là yêu cầu bắt buộc bạn không thể bỏ qua khi lập kế hoạch. Mục tiêu là đích mà bạn muốn đạt được khi thực hiện kế hoạch của mình. Bản kế hoạch không có mục tiêu cũng như đi đường mà không có đích tới. Bạn không biết mình sẽ đi đâu thì sẽ không bao giờ có thể biết bạn cần đi như thế nào? Do vậy, việc xác định mục tiêu là vô cùng quan trọng. Để làm tốt điều này, bạn cần trả lời được các câu hỏi sau:

•    Tại sao bạn phải làm công việc này?
•   Ý nghĩa của công việc đó với hoạt động của tổ chức
•   Hậu quả nếu bạn không thực hiện công việc này?

Xác định nội dung công việc (what)

Sau khi đã xác định đúng đắn mục tiêu mà bạn cần đạt được thì việc tiếp theo là liệt kê nội dung các công việc mà bạn sẽ phải làm để đạt được mục tiêu đề ra. 

Xác định 3W: where, when, who+ 1H

 Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì phát triển, khi nào kết thúc…bạn phải lên lịch trình thời gian cụ thể cho các hạng  mục công việc. Công việc này khi nào phải hoàn thành, tất cả đều phải có deadline để đảm bảo: thứ nhất : tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc, thứ hai công việc này hoàn thành là điều kiện cần để thực hiện công việc tiếp theo.

Lập kế hoạch công việc-thứ tự ưu tiên công việc  

Một điểm cần lưu ý đó là thứ tự ưu tiên công việc, điều này tưởng đơn giản nhưng lại rất quan trọng. Bạn cần xác định, việc nào là quan trọng nhất trong kế hoạch của bạn? Việc nào cần hoàn thành trước ...để từ đó sắp xếp thời gian cho từng hạng mục công việc.

Đồng thời xác định địa điểm thực hiện công việc : có thể tại nơi làm việc và điều kiện hoàn thành công việc. Cuối cùng bạn cần xác định nhân lực nào là người thực hiện công việc đó? Điều này cần được căn cứ vào rất nhiều yếu tố: năng lực nhân viên, điều kiện cá nhân nhân viên, yêu cầu của công việc, ....

 Xác định cách thức thực hiện 1H (how): 

Xác định phương pháp kiểm tra, kiểm soát

Một bản kế hoạch được lập ra bao giờ cũng cần có phương án kiểm tra, giám sát nhằm kịp thời phát hiện những điểm bất cập còn tồn tại, sửa chữa sai lầm để đảm bảo kế hoạch hoàn thành theo đúng tiến độ. Thậm chí lên phương án thay đổi kế hoạch khi cần thiết. Những người được phân công công việc kiểm tra giám sát phải thật sự là những người mà bạn hoàn toàn tin tưởng về chuyên môn lẫn trách nhiệm trong công việc, có như vậy công tác kiểm tra, kiểm soát mới phát huy tác dụng.

Xác định nguồn lực thực hiện 5M

Nguồn lực thực hiện được đưa ra theo công thức 5M: Man-Money- Method- Materia-Machine tương ứng với 5 yếu tố Con người- tài chính- thời gian- nguyên vật liệu- kỹ thuật hỗ trợ.

Tất nhiên, đây là các nguồn lực không thể thiếu để đảm bảo kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Trên đây là phương pháp để bạn xây dựng bản kế hoạch công việc cho tổ chức. Tùy từng mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn trong công việc để bạn có thể linh hoạt xây dựng các bản kế hoạch khác nhau.

Học viện doanh nhân INCIP- Đơn vị chuyên thiết kế các chương trình đào tạo cho doanh nghiệp, đặc biệt là Khóa học quản lý cấp trung, khóa học thu hồi công nợ và Kỹ năng bán hàng. Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề nhân sự, liên hệ với chúng tôi để được tư vấn trực tiếp.

HOTLINE: 0982 463 980

Read More

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Ở bài viết trước tôi đã đề cập tới khái niệm kỹ năng làm việc nhóm và sự cần thiết của nó. Nhưng làm thế nào để nhóm của bạn hoạt động hiệu quả mới thực sự khó. Ở bài viết này tôi sẽ chia sẻ một số nguyên tắc- kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả!

Hiểu Kỹ năng làm việc nhóm như thế nào?

Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc việc phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên. Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành một định nghĩa quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc sống.

kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là kỹ năng cơ bản mà nhà quản lý cần nấm được để điều hành quản lý nhân viên của mình nhằm phát huy thế mạnh cũng như hạn chế các nhược điểm của tương tác nhóm nhằm đạt hiệu suất công việc cao nhất. 

Vậy kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả bao gồm những gì?

Thứ nhất, để nhóm hoạt động hiệu quả, bạn phải lên kế hoạch làm việc nhóm rõ ràng cụ thể:

Tại lần họp đầu tiên

Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến.

Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ.

Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.

Những lần họp sau

- Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.

- Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.

Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

- Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên

- Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.

- Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả bao gồm những nguyên tắc sau:

1- Tạo sự đồng thuận giữa các thành viên trong 1 nhóm

Tổ chức những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm. Những buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.

Những điểm cần ghi nhớ tạo sự đồng thuận khi làm việc nhóm:

• Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về mục tiêu phải nhắm tới.

• Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện.

• Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng.

2- Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị

Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:

• Người bảo trợ chính của nhóm

• Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan

• Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm

3- Khuyến khích óc sáng tạo

Thế mạnh của làm việc theo nhóm là khi phát huy được thế mạnh sáng tạo của từng cá nhân và kết hợp chúng lại với nhau để đưa ra đáp số hoàn chỉnh. Nhưng đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn phải biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất. Đó là kỹ năng cần thiết để nhóm hoạt động hiệu quả

4- Phát sinh những ý kiến mới

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.

Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.

Những điểm cần ghi nhớ trong kỹ năng làm việc nhóm để hiệu quả hơn:

• Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”.

• Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.

• Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.

• Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá.

• Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.

• Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra.

5- Học cách ủy thác khi làm việc nhóm

Nhược điểm của làm việc nhóm (teamwork) là các thành viên trong nhóm sẽ đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, đổ lỗi cho người khác vì vậy nhóm sẽ hoạt động kém hiệu quả. Để khắc phục nhược điểm này, lãnh đạo nhóm cần ủy thác cho nhân viên của mình

Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành.

Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu.

Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó.

Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:

• Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm.
• Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ.
• Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm.
• Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là hỏng to

Ủy thác đúng người đúng việc sẽ giúp các cá nhân có ý thức trách nhiệm lớn hơn trong công việc mình làm từ đó nâng cao hiệu quả làm việc nhóm

6- Khuyến khích mọi người phát biểu

Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó.

7- Chia sẻ trách nhiệm

Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên thống nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc.

8- Cần linh hoạt trong làm việc nhóm

Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác.

Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm.

Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành.

Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối.

Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình.

trên đây là những nguyên tắc cũng như các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả mà nhà quản lý cần nắm vững trong việc quản lý điều hành nhóm hoạt động. Vận dụng những kỹ năng này sẽ giúp cho nhóm của bạn hoạt động hiệu quả!

CHIA SẺ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ

Teamwork - kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Read More

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

   Kỹ năng làm việc nhóm hay còn gọi là team work giờ đây không còn là khái niệm xa lạ với các nhà lãnh đạo ở Việt Nam. Dưới tất cả góc độ, quan điểm quản trị thì làm việc nhóm đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc phát huy tối đa hiệu suất hiệu quả công việc.

Vậy kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc việc phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên. Một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành một định nghĩa quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc sống.

Biểu hiện của kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Trong cuộc sống hằng ngày chúng ta tiếp cận với nhiều hình thức làm việc nhóm từ khi còn bé hoặc trong lớp học như cùng nhóm bạn chơi trò chơi, nhóm bài tập. Tất cả nhứng hình thức trên đều là làm việc nhóm và muốn đạt hiệu quả, chúng ta phải có kỹ năng làm việc nhóm.

Ứng dụng của kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Trong công việc, kỹ năng làm việc nhóm lại càng không thể thiếu đặc biệt trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những ưu điểm của từng người và bổ sung cho nhau. Làm việc nhóm là cơ hội cho các thành viên thảo luận đưa ra ý kiến cá nhân của mình để tìm ra vấn đề cả nhóm đang gặp phải và từ đó đưa ra phương án giải quyết tối ưu  nhất.

Mặt trái của làm việc nhóm là gì?

 Nếu trưởng nhóm không lãnh đạo tốt hoạt động của nhóm mình sẽ gây tác dụng như con dao 2 lưỡi, có người sẽ chây lười phụ thuộc vào người khác, đùn đẩy trách nhiệm cho người khác, cũng có người giỏi, người kém, không đồng đều về chuyên môn. Chỉ cần một người làm việc kém hiệu quả sẽ ảnh hưởng tởi cả nhóm.

Nhược điểm lớn nhất khi làm việc nhóm gây khó khăn cho người trưởng nhóm đó là cái tôi cá nhân của các thành viên trong nhóm, nếu ý kiến giữa mọi người bất đồng sẽ khó tìm được tiếng nói chung trong công việc . Vì vậy kỹ năng làm việc nhóm là hết sức cần thiết. Tìm ra phương pháp nhằm phát huy hiệu quả làm việc và khắc phục nhược điểm khi làm việc với số đông chính là nhiệm vị của nhà lãnh đạo doanh nghiệp

THAM KHẢO TEAMWORK LÀ GÌ? - BẢN TIẾNG ANH

Teamwork là gì - Kỹ năng làm việc nhóm

Read More

Lập kế hoạch là gì?

Lập  kế hoạch là gì?

Trước khi đưa ra ý kiến của mình để trả lời câu hỏi trên, tôi xin kể cho các bạn nghe một câu chuyện- lập kế hoạch là gì?

Trong một buổi nói chuyện với một nhóm các doanh nhân, một chuyên gia trình bày về cách sử dụng thời gian có hiệu quả. Đứng trước những người khá thành đạt trong cuộc sống, ông mỉm cười: "Sau đây là một câu hỏi trắc nghiệm". Ông ta lấy từ gầm bàn một cái lọ rộng miệng cỡ 4 lít và một túi chứa những hòn đá cuội to bằng nắm tay. Ông lần lượt đặt từng hòn đá vào lọ cho đến khi không thể bỏ vào được nữa. "Cái lọ có đầy chưa?" - ông hỏi.

"Đầy rồi" - mọi người đáp.

"Thật không?" - ông lấy từ gầm bàn ra một túi sỏi nhỏ đổ từ từ vào lọ và lắc cho các hòn sỏi chen vào tất cả các khoảng trống giữa các hòn đá cuội. Ông nhoẻn miệng cười và hỏi: "Cái lọ đầy chưa?".

Lần này thì mọi người dường như bắt kịp ông. Ai đó trả lời: "Chắc là chưa".

"Tốt!" - ông nói và lấy ra một túi cát đổ vào lọ và cát chen đầy vào các khoảng trống giữa những hòn đá cuội và hòn sỏi. Một lần nữa, ông hỏi: "Cái lọ đầy chưa ?".

"Chưa" - mọi người nhao nhao. "Tốt" - ông lặp lại và vớ lấy bình nước đổ vào lọ cho đến khi nước ngập đến miệng lọ. Ông ngước nhìn mọi người và hỏi: "Minh họa này nói lên điều gì?".

Một nhà kinh doanh nhanh nhảu đáp: "Vấn đề là cho dù kế hoạch làm việc của bạn có sít sao thế nào đi nữa, nếu cố gắng bạn luôn có thể làm thêm nhiều việc nữa!"

"Có thể" - ông đáp - Nhưng đó không phải là vấn đề. Điều mà minh họa vừa rồi nói lên là: “ Nếu  bạn không đặt những hòn đá cuội vào lọ trước, bạn sẽ không bao giờ có thể nhét chúng vào được".

Cái gì là những "hòn đá cuội" trong cuộc sống của bạn? Có thể là một dự án, một hoài bão mà bạn muốn thực hiện, thời gian với những người mà bạn thương yêu, học vấn của bạn, sức khỏe của bạn... Nhưng nhớ đặt những "hòn đá cuội" đó vào lọ trước hoặc bạn sẽ không bao giờ nhét chúng vào được. Chúng ta luôn cố gắng làm thật nhiều việc trong khoảng thời gian giới hạn của mình. Nhưng điều quan trọng là những việc mà bạn đang làm có thật sự có ý nghĩa.

Tôi kể lại cho các bạn nghe câu chuyện này, để chúng ta cùng đọc và suy ngẫm rộng ra trong cuộc sống hay hẹp hơn trong những công việc hàng ngày của mình!

Muốn làm tốt công việc, nhất định phải có kế hoạch, để xác định việc nào là quan trọng, việc nào phải thực hiện trước?

lập kế hoạch là gì?

Vậy lập kế hoạch là gì?

Trong cuộc sống, vị trí hiện tại là một điểm, vị trí tương lai ta muốn đạt được là một điểm khác. Việc của bạn là làm sao đi từ điểm này tới điểm kia càng nhanh càng tốt. Kế hoạch sẽ là bản hướng dẫn rõ ràng hướng tới mục tiêu của bạn. Nếu sử dụng một bản kế hoạch hợp lý, bạn có thể đạt được mục tiêu theo ý mình thay vì phải dựa vào vận may hay hoàn cảnh.

Trong kinh doanh, lập kế hoạch là gì?

Lậpkế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Đây là chức năng đầu tiên của nhà quản trị doanh nghiệp. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp.

Kế hoạch hóa cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục tiêu định trước. Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động mà một công ty hoặc cơ sở nào đó, và mọi bộ phận của nó  3 dột nếu cố gắng làm vậy. Bạn không bao giờ có đầy đủ thông tin khi lập kế hoạch. Kế hoạch dựa vào những điều đang xảy ra và những điều bạn dự đoán sẽ xảy ra trong tương lai. Kế hoạch là cầu nối giữa quá khứ, hiện tại và tương lai và không bao giờ được từ bỏ.

  Vì thế, kế hoạch chỉ là cái tốt nhất mà bạn có thể làm hiện tại. Bạn phải sẵn sàng để thay đổi và cập nhật thường xuyên ngay khi sự kiện hoặc hoàn cảnh mới trở nên rõ ràng. Một kế hoạch cứng nhắc đến độ không thể thay đổi khi các điều kiện thay đổi còn tệ hơn là không có kế hoạch nào. Kế hoạch của bạn phải được sử dụng như một bản hướng dẫn chính xác cho bạn trong bất kỳ hoàn cảnh hiện tại nào chứ không phải như một bản cam kết cứng nhắc không thể thay đổi.

Những ai cần lập kế hoạch?

Trong hoạt động của doanh nghiệp, bất kỳ vị trí nào từ lãnh đạo cấp cao như giám đốc điều hành đến quản lý cấp trung như các trưởng phòng, quản đốc hay tổ trưởng và các nhân viên đều phải xây dựng kế hoạch. Giám đốc điều hành xây dựng chiến lược phát triển cho doanh nghiệp, quản lý cấp trung xây dựng kế hoạch làm việc cho tổ nhóm... nhân viên lập kế hoạch công việc. Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp họ có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng các công việc của mình và doanh nghiệp.

Có thể thấy việc lập kế hoạch là rất cần thiết nếu bạn muốn tới đích nhanh và hiệu quả nhất. Trong doanh nghiệp, muốn phát huy năng suất, hiệu suất làm việc cho đội ngũ nhân sự của mình. Là lãnh đạo trước hết bạn nên lập cho cá nhân cũng như đội nhóm của mình những bản kế hoạch công việc thât hiệu quả!

Xem thêm chương trình đào tạo: Kỹ năng lập kế và kiểm soát kế hoạch hiệu quả

Read More

Quản lý cấp trung là gì?

    Trước hết, phải khẳng định, người quản lý giữ vai trò quan trọng nhất quyết định sự vận hành thành bại của doanh nghiệp. Nhưng, nhà quản trị doanh nghiệp không thể quản lý hết đội ngũ nhân viên của mình mà họ cần những cánh tay hỗ trợ đắc lực, đó là cầu nối trung gian giữa nhân viên và nhà quản trị cao cấp- hay còn gọi là nhà quản lý cấp trung. 

Vậy quản lý cấp trung là gì? 

Họ là cách tay đắc lực của ban quản lý cấp cao trong hiện thực chiến lược kinh doanh, là trụ cột và là đội ngũ kế cận đảm bảo cho sự vận hành hiệu lực và hiệu quả của toàn bộ hệ thống quản lý. Cán bộ quản lý cấp trung là đội ngũ không thể thiếu ở bất cứ doanh nghiệp nào.

nhà quản lý cấp trung

Nhà quản lý cấp trung-họ là ai? 

Trong một doanh nghiệp đội ngũ này có thể chỉ là 2,3 người nhưng con số này có thể lên tới hàng trăm cũng như vài nghìn trong doanh nghiệp khác. Họ là trưởng các phòng ban, giám đốc các xưởng sản xuất nhỏ, hay tổ trưởng tổ kỹ thuật…. Tóm lại, họ có một đặc điểm chung đó là: nhà quản lý cấp trung chịu trách nhiệm quản lý hệ thống nhân viên dưới quyền mình dựa trên tư tưởng của nhà lãnh đạo cấp trên. Một doanh nghiệp có thể lại được phân ra nhiều tầng quản lý cấp trung, phụ thuộc vào quy mô cơ cấu của mối doanh nghiệp.

Vai trò của quản lý cấp trung là gì?

Như đã đề cập ở trên, nhà quản lý cấp trung giữ vai trò vô cùng quan trọng, ở đây tôi sẽ đi sâu phân tích mức độ quan trọng đó!

Các nhà quản lý cấp trung là cốt cán trong các tổ chức, bộ phận bởi họ là cầu nối liên kết giữa việc quản lý cấp cao với toàn bộ phần còn lại của công ty. Họ như “ keo hồ kết dính trung gian giữa các cấp cao hơn và thấp hơn cũng như ngang bằng cho những bộ phận khác.”

keo hồ kết dính trung gian này thường có một vai trò rất quan trọng. Bởi những nhà quản lý cấp trung thường truyền đạt được chiến lược cùng toàn cảnh hoạt động chung đến cấp tạo cho nó có được ý nghĩa và đủ khả năng ứng dụng được cho những người lao động hàng ngày. Và khi đó, chính những người quản lý cấp trung lại là những người hết sức lưu tâm tới nhu cầu của những người lao động, có những quan sát của riêng họ về hoạt động giữa giao tiếp khách hàng với nơi bán hàng, cũng như chuyển những thông tin đó lên cho những người quản lý cấp cao. Thêm vào đó, họ trở thành một tấm đệm giữa những người quản lý cấp cao với những người lao động cấp thấp hơn.”

Quản lý cấp trung là gì? họ chính là người trực tiếp quản lý đội ngũ nhân viên, truyền đạt tư tưởng cấp cao cho nhân viên.

Phê bình khi nhân viên mắc lỗi, kết nối các nhân viên với nhau, tạo động lực để nhân viên hăng say làm việc? cũng như việc nhìn nhận đánh giá năng lực làm việc của các cá nhân từ đó truyền đạt cho lãnh đạo cấp cao. Đó là vai trò  cũng như công việc của nhà quản lý cấp trung.

Một nhà quản lý cấp trung giỏi, họ sẽ giúp nhà quản trị cấp cao quản lý tốt đội ngũ nhân viên của mình, truyền đạt tư tưởng quản trị một cách rõ ràng và hiệu quả, giúp doanh nghiệp vận hành mà không gặp mau thuẫn trong nội bộ từ đó hoạt động tốt.

Ngược lại, một nhà quản lý cấp trung không có năng lực, họ không những không thực hiện tốt công việc được giao, đồng thời không truyền đạt đúng ý chí lãnh đạo, không thể làm tấm gương cho nhân viên noi theo từ đó gây ra những bất bình, không tạo cho nhân viên của bạn động lực phấn đấu làm việc. Hậu quả là hệ thống vận hành không đi theo mục tiêu của nhà quản trị.

Do vậy, nắm vững những vấn đề cốt lõi của quản lý doanh nghiệp, am hiểu các chức năng của bộ máy quản lý và sự gắn bó hữu cơ của chúng, có khả năng tìm được sự đồng thuận của đồng nghiệp và đối tác là chìa khóa để người cán bộ ở cấp này đi đến với thành công.

Read More

Cách duy trì hoạt động nhóm hiệu quả

Thường xuyên tạo các cuộc đối thoại – Hầu hết sự bất thường trong hoạt động của đội đều bắt nguồn từ những thất bại về giao tiếp, chẳng hạn như sự lắng nghe kém, hay xen vào giữa cuộc đối thoại, nói dông dài, không có khả năng nắm bắt vấn đề, hay đơn giản là không trao đổi thường xuyên để có thể tạo nên sự gắn kết trong đội.

Hãy dành thời gian để tạo sự gắn kết trong nhóm - Các mối quan hệ không thể phát triển nếu không có sự tác động lẫn nhau. Dành ít thời gian cho nhau sẽ không tạo nên được những gắn kết bền vững. Xây dựng sự gắn kết hiệu quả trong đội ngũ đòi hỏi phải dành thời gian để tìm hiểu tác phong làm việc, tính cách và sở thích của nhau.

Hãy trung thực, thường xuyên có ý kiến phản hồi – Mọi người trong nhóm đều cần nhận được ý kiến phản hồi để thấy được kết quả cho những nỗ lực của đội ngũ. Cho dù thông tin phản hồi mang tính phê bình thì các thành viên trong đội ngũ đều biết rằng những đóng góp của họ đang được chú ý và đánh giá. Để đội ngũ được duy trì và tránh được những bất ổn, tất cả mọi người cần phải được trao đổi với nhau về những kỳ vọng, mục tiêu, thành tích, và phương pháp của họ.

Xây dựng sự hợp tác - Trong một đội ngũ mạnh, những cá nhân hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch. Các đội ngũ mạnh sẽ gạt bỏ những thành viên không có ý thức hợp tác và thay thế bằng những người sẽ đưa đội ngũ đi lên, hoặc huấn luyện cho họ làm việc có trách nhiệm hơn.

Hoạt động một cách dân chủ - Trong một đội ngũ mạnh, mọi thành viên đều có quyền có tiếng nói của riêng mình. Mỗi thành viên trong đội đều có quyền đặt câu hỏi, góp ý, cũng như đánh giá sự tiến bộ của đội.

Đảm bảo các thành viên được đào tạo kỹ lưỡng - Đội ngũ không thể mạnh nếu có dù chỉ một thành viên yếu. Các thành viên được kỳ vọng là sẽ hoạt động trong một vai trò cụ thể đúng với những yêu cầu về kinh nghiệm và kiến thức. Những thành viên mới hơn có thể sẽ mang lại ít kinh nghiệm hơn cho nỗ lực của đội. Họ có thể rút ngắn khoảng cách này qua việc rèn luyện, giáo dục, học tập, và sự cống hiến. Đảm bảo cho các thành viên trong nhóm có cơ hội tiếp cận việc đào tạo, cái có thể giúp họ đóng góp được khả năng của mình.

Nhận ra những ưu điểm - Có thể khó để thấy được những thế mạnh của những thành viên khác. Trong một môi trường kinh doanh, nơi mà ít khi thấy được sự khen ngợi, nhiều người trong chúng ta mất dần thói quen tìm những điểm mạnh của người khác. Hãy dành thời gian để đưa ra đánh giá trung thực và chân thành về các thành viên khác.

Tạo nên sự đa dạng - Nếu chúng ta dành một ít thời gian suy nghĩ về nó, hầu hết chúng ta sẽ cảm thấy nhàm chán khi phải làm việc với một nhóm mà các thành viên trong đó đều có những tính cách giống nhau. Sự ảnh hưởng lẫn nhau trong nhóm sẽ thú vị nhiều hơn khi các thành viên có nhiều tính cách khác nhau. Khi chúng ta tạo nên những sự khác biệt cho chính mình, ta thừa nhận rằng tất cả chúng ta sẽ giàu có bởi cơ hội được cùng nhau làm việc.

Quản lý kết quả, chứ không phải nhiệm vụ - Vấn đề ở chỗ là đóng góp của mỗi thành viên cho mục tiêu và sứ mệnh của đội ngũ. Các đội ngũ mạnh, với những tính cách đa dạng, học cách tập trung với những kết quả mà mỗi thành viên đạt được, hơn là cố gắng làm cho mỗi cá nhân đạt được kết quả theo một cách nhất định. Điều này cho phép các cá nhân thể hiện tính cách của mình thông qua công việc, cũng như đóng góp đáng kể vào sự nỗ lực của đội.

Đẩy mạnh tinh thần cạnh tranh để tạo sự hợp tác – Cạnh tranh thân thiện sẽ tạo ra kết quả. Duy trì sự cạnh tranh giữa các đội và những kết quả đã đạt được của nó, chứ không phải giữa các thành viên trong đội với nhau. Làm cho cuộc cạnh tranh trở nên thú vị. Xem lại những thành công đã đạt được và tìm cách thử thách các đội để vượt qua những kết quả đó.

Nguồn: Sưu Tầm

 Trường Doanh nhân Đắc Nhân Tâm – Dale Carnegie Vietnam

Read More