Cách xây dựng đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả

Việc xây dựng một đội ngũ hay đổi mới một đội ngũ là trách nhiệm của mỗi thành viên. Các đội ngũ làm việc hiệu quả được xây dựng dựa trên việc thiết lập một tầm nhìn chung, tạo ra các yếu tố cơ sở cho giao tiếp và cộng tác, xác định và lập kế hoạch đối với các trở ngại, và thiết lập trách nhiệm.

Các doanh nhân khó có thể một mình hoàn thành tốt công việc. Những phiền toái xảy ra ở công ty thường rắc rối và khó có thể được giải quyết chỉ bởi một người hay một nội qui nhất định. Khi mọi thứ trở nên tồi tệ hơn thì mấu chốt của vấn đề là các đội ngũ phải giải quyết ổn thỏa được mọi việc, cho dù đó là nhóm làm việc theo dự án, nhóm có trình độ khác nhau, hay là nhóm có chuyên ngành khác nhau.

Chung tay nâng cao kỹ năng làm việc-quản lý

Bạn có thể lập ra một đội ngũ mới hoặc một đội ngũ làm việc hiệu quả hơn từ nhóm ban đầu, miễn là bạn là người chịu trách nhiệm chung cho kết quả cuối cùng. Sau đây là những giai đoạn để tạo nên một đội ngũ làm việc có hiệu quả cao.

Giai đoạn 1: Sự hình thành

Trong giai đoạn này, nguyên tắc làm việc của đội ngũ là phải có tổ chức, mục tiêu, chỉ đạo và phân công rõ ràng để các thành viên có thể xây dựng niềm tin. Đồng thời, toàn nhóm cần tập trung khẳng định khả năng và trách nhiệm của nhóm mình. Các thành viên thường lạc quan và có hứng thú ở giai đoạn này.

Người ta thường nói rằng “một giờ lên kế hoạch tiết kiệm được ba giờ thực hiện”. Nguyên tắc này cũng được áp dụng cho chu trình làm việc của đội ngũ. Trong giai đoạn hình thành và phát triển, đội ngũ càng tổ chức chặt chẽ thì càng dễ thành công trong quá trình chuyển đổi ở các giai đoạn ổn định, thực hiện, và thành thục trước khi kết thúc.

Giai đoạn 2: Sự ổn định

Ở giai đoạn này, các thành viên sẽ học hỏi lẫn nhau về các nhiệm vụ mà họ được phân công. Từng thành viên bắt đầu nhận ra vai trò cụ thể của bản thân. Một mô hình tương tác và giao tiếp dần dần được thiết lập khi các thành viên trong đội ngũ trải qua quá trình làm việc cùng nhau. Giai đoạn này có ảnh hưởng rất lớn trong sự thành công của cả nhóm sau này.

Giai đoạn 3: Sự hợp nhất

Khi sự đồng tình giữa các thành viên trong đội ngũ ngày càng tăng lên thì họ cũng nhận ra rằng sự đa dạng trong quan điểm và kinh nghiệm sẽ giúp nhóm trở nên mạnh hơn và các sản phẩm cũng phong phú hơn. Các thành viên bắt đầu cảm thấy rằng mình là một phần của tập thể và hài lòng với sự gắn bó của đội ngũ hơn. Đây là giai đoạn mà cả nhóm cần phải tập trung cho mục tiêu chung, và chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể thực hiện được. Nhóm có thể cần phát triển kỹ năng liên kết các nhiệm vụ lẫn quy trình hoạt động và cả kỹ năng quản lý các xung đột một cách nhẹ nhàng, thuận lợi cho việc chuyển qua giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn 4: Sự hiện thực hóa

Trong suốt giai đoạn này, các thành viên trong đội ngũ đã có thể thoải mái trình bày ý kiến và cảm nhận của họ. Họ cũng dễ đồng cảm hơn với các thành viên khác trong nhóm. Các thành viên bắt đầu có ý thức bỏ qua sự khác biệt để hòa nhập với nhau. Sự giao tiếp được chú trọng và trở nên hiệu quả hơn. Các thành viên cũng cảm thấy dễ chia sẻ ý kiến hoặc xin giúp đỡ từ đồng nghiệp của mình hơn.

Giai đoạn 5: Sự trưởng thành

Trong giai đoạn này, các thành viên cảm thấy hài lòng với sự tiến bộ của đội ngũ. Họ chia sẻ kiến thức và tự nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu của mình. Các thành viên cảm thấy thoải mái với sự hoạt động và phát triển của nhóm, đồng thời tin vào năng lực của mình và đồng nghiệp. Các thành viên bắt đầu công nhận giá trị của nhau. Sự chuyên tâm và năng lực của các thành viên rất cao. Kiến thức và kỹ năng của các thành viên trong nhóm ngày càng tốt hơn, từ đó có thể ngày càng hoàn thiện nhóm.

Giai đoạn 6: Sự hoàn thành

Một số đội ngũ, như là nhóm làm việc theo dự án hay nhóm có chuyên ngành khác nhau, sẽ kết thúc khi công việc của họ được hoàn thành hoặc khi công ty cần sự thay đổi. Điều này rất quan trọng để các nhóm chọn thời điểm thích hợp kết thúc nhóm. Ở thời điểm đó, các thành viên sẽ có những cảm xúc khác nhau về việc kết thúc nhóm.

Ở giai đoạn này, sẽ có một số thành viên trong đội ngũ ít tập trung đến nhiệm vụ của nhóm và hiệu quả làm việc có thể giảm. Nhưng các thành viên khác có thể nhận thấy việc tập trung vào nhiệm vụ trước mắt là một việc làm hiệu quả đối với việc thay đổi nhóm. Vì vậy, hiệu suất của họ vẫn tăng.

  Trường Doanh nhân Đắc Nhân Tâm – Dale Carnegie Vietnam

Read More

Các kỹ năng cần có của một người quản lý giỏi

Hội nhập kinh tế quốc tế đặt ra nhiều thách thức cho các quốc gia. Trong đó việc xây dựng một đội ngũ các nhà quản lý hiện đại có tầm vóc quốc tế là một yêu cầu cực kỳ quan trọng. Các doanh nghiệp có tầm hoạt động toàn cầu là nền tảng cốt lõi của các doanh nghiệp toàn cầu. Câu hỏi đặt ra: những phẩm chất/ kỹ năng cần có ở một nhà quản lý hiện đại? 

1. Quản lý 

Kỹ năng này bao gồm các kỹ năng về hoạch định, tổ chức và điều hành doanh nghiệp, và tổ chức công việc cá nhân. Hoạch định là quá trình thiết lập các mục tiêu, xây dựng các chiến lược và kế hoạch để thực hiện các mục tiêu. Trong quá trình này, nhà quản lý phải dự kiến được các khó khăn, trở ngại, những biến động của môi trường kinh doanh và có những kế hoạch dự phòng. 

Hoạch định có xa và gần. Xa là tầm nhìn về con đường phát triển của doanh nghiệp trong dài hạn với câu hỏi chính: "Doanh nghiệp trong 5, 10 và 20 năm tới sẽ như thế nào?". 

Xu thế toàn cầu hóa có ảnh hưởng rất mạnh đến câu hỏi này. Không còn có thể giới hạn câu trả lời trong phạm vi một ngành và một quốc gia, mà đã đến lúc phải định vị nó trong bối cảnh cạnh tranh và hợp tác toàn cầu. Hoạch định gần là những kế hoạch ngắn hạn như từng tháng, quí, hay năm. 

Tuy nhiên, công việc chung sẽ không thể tổ chức tốt nếu công việc cá nhân không được tổ chức hiệu quả. Nhà quản lý hiện đại phải là người tổ chức tốt công việc và thời gian của chính mình. Cần phân bổ hợp lý các nguồn lực cá nhân cho các công việc sự vụ hàng ngày, đầu tư phát triển (học tập, nghiên cứu), thư giãn, gia đình và xã hội. Sự mất cân đối trong bố trí nguồn lực cá nhân sẽ làm giảm hiệu năng của nhà quản lý.

2. Lãnh đạo 

Một nhà lãnh đạo tốt phải dám nhận trách nhiệm, đương đầu với những thử thách và chấp nhận thay đổi. Họ phải biết động viên nhân viên của mình bằng cách tạo ra môi trường làm việc tốt (thu nhập, sự hứng thú làm việc, các thử thách, sự an toàn trong công việc, các thăng tiến...), phải đưa ra các nhận xét (khen và phê bình) chính xác trên một tinh thần xây dựng. Khen và phê bình đúng lúc và đúng liều lượng có tác dụng động viên rất cao. Trên thực tế rất nhiều nhà quản lý không biết cách khen ngợi hay phê bình vì không vượt qua được bản thân hay để cho cảm tình cá nhân xen vào công việc. 

Lựa chọn, hướng dẫn, phát triển và phân quyền cho nhân viên cũng là các kỹ năng quan trọng của một nhà lãnh đạo. Nhà lãnh đạo giỏi phải có các cộng sự giỏi để biến các kế hoạch của họ thành hiện thực. 

3. Ứng xử và giao tiếp 

Kỹ năng này đòi hỏi sự tinh tế, linh hoạt và kiến thức cũng như kinh nghiệm xã hội của nhà quản lý. Mục tiêu của kỹ năng này là nâng cao sự hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau trên cơ sở nhận diện và công nhận các giá trị và nhu cầu của các đối tượng giao tiếp. Công nhận và chia sẻ các giá trị và thành tựu của người khác hoàn toàn không phải là việc đơn giản dù giá trị đó là của cấp dưới hay đồng nghiệp, hoặc cấp trên. 

Đây là cơ sở quan trọng của giao tiếp, xử lý mâu thuẫn và thương lượng. 

4. Truyền thông 

Gửi và nhận thông tin rõ ràng, chính xác, đầy đủ và hiệu quả là yêu cầu của kỹ năng này. Kỹ năng này bao gồm các kỹ năng về thông báo, nói, nghe và viết. Nhà quản lý phải có khả năng thông báo cho các cộng sự các sự kiện, quyết định, thay đổi một cách hiệu quả. Kỹ năng nói, thuyết phục và trình bày hiện nay được coi là kỹ năng truyền thông quan trọng bậc nhất của một nhà quản lý. Có ý tưởng nhưng không thuyết phục được người khác tin và làm theo thì chắc chắn sẽ thất bại. Mô hình các nhà quản lý "lẳng lặng mà làm" không còn chỗ đứng trong kinh doanh quốc tế. Cần ghi nhớ "im lặng là vàng nhưng lời nói đúng lúc là kim cương". 

Hiện nay vai trò của tiếng Anh là không thể phủ nhận. Các nhà quản lý quốc tế phải là người sử dụng thành thạo tiếng Anh trong giao tiếp truyền thông. Một điểm yếu mà nhiều nhà quản lý hay mắc phải là không biết lắng nghe. Nghe và chấp nhận sự khác biệt là yếu tố quan trọng của phát triển. Nói khó, nghe khó, nhưng viết còn khó hơn nữa. Viết cho đúng, thể hiện rõ ý tưởng và thuyết phục được người đọc là kỹ năng cần luyện tập thường xuyên. Bên cạnh việc truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp, các nhà quản lý còn cần luyện tập các kỹ năng truyền thông công cộng như diễn thuyết, trả lời phỏng vấn, viết báo. 

6. Tự động viên 

Tự động viên là một kỹ năng rất cần thiết để luôn có tinh thần lạc quan và có cái nhìn tích cực đối với công việc của mình. Đừng chờ sự công nhận và động viên từ người khác, chính chúng ta phải là người đầu tiên nhìn thấy những điểm mạnh, những đóng góp, thành công của mình dù đó là những thành công nhỏ nhất. 

Đôi khi thước đo quan trọng nhất chính là so với chính mình, mình đã làm tốt hết mức của mình chưa, mình đã thực lòng với mọi người chưa? Nếu câu trả lời là có, chúng ta có thể tự tin và đi tiếp con đường của mình. Đúng, sai, thị phi nhiều khi rất khó phân biệt nếu chúng ta chỉ sử dụng các thang đo - tiêu chuẩn của xã hội (người ngoài). 

Nhà quản lý trưởng thành là người kết hợp thang đo của chính mình với thang đo của xã hội để có cái nhìn toàn diện. Lúc này đặt ra các tiêu chuẩn làm việc, các thang đo cho thành công cá nhân là những công việc cần làm. Nhà quản lý thành đạt luôn là người có những tiêu chuẩn cao và quyết tâm theo đuổi chúng, nhưng nếu chưa đạt được thì cũng không bi quan. 

7. Kiến thức chuyên môn/nghề nghiệp 

Có hai khối kiến thức mà mỗi nhà quản lý cần phải có. Một là kiến thức/kỹ năng chuyên môn cụ thể về nghề nghiệp. Hai là kiến thức tổng quát về doanh nghiệp, ngành, các hoạt động liên quan, kiến thức về môi trường kinh doanh, pháp lý, chính trị, kinh tế và xã hội, các kiến thức về môi trường kinh doanh quốc tế và các xu hướng phát triển chủ đạo.

Cần lưu ý kiến thức là khái niệm động, nó luôn thay đổi, do đó nhà quản lý phải liên tục cập nhật và chủ động trong tích lũy kiến thức. 

"Học tập suốt đời" đã trở thành một phẩm chất quan trọng của mỗi nhà quản lý. Học tập không nhất thiết từ nhà trường mà có thể từ tất cả mọi nơi như tự học, học từ bạn bè, học từ kinh nghiệm, học từ các khóa huấn luyện ngắn hạn... Hiện nay, văn hóa học tập trong các doanh nghiệp và doanh nhân ở VN ta chưa mạnh. Một số thì thiên về khoa cử bằng cấp, một số lớn khác thì chạy theo sự vụ hằng ngày mà bỏ bê việc tích lũy kiến thức. 

8. Xử lý thông tin và năng lực tư duy 

Tiếp nhận và xử lý thông tin một cách hiệu quả để có thể đưa ra những quyết định chính xác. Có bốn thành phần chính. 

Đầu tiên là kỹ năng phân tích vấn đề và ra quyết định. Nó bao gồm nhận dạng vấn đề, triệu chứng, nguyên nhân và xử lý các thông tin để đưa ra giải pháp chính xác trong thời gian ngắn nhất. 

Thứ hai là kỹ năng phân tích tài chính và định lượng. Các nhà quản lý phải có thể làm việc với các con số tài chính và có khả năng phân tích các con số này để phục vụ quá trình quản lý. 

Thứ ba là nhà quản lý phải có khả năng phát triển và sáng tạo các phương pháp giải quyết vấn đề mới cho chính mình và doanh nghiệp. Sáng tạo là phẩm chất quan trọng, nhưng nó không tự nhiên đến mà là kết quả của một quá trình học hỏi, quan sát và tư duy liên tục.

Thứ tư là khả năng xử lý các chi tiết. Thông tin rất nhiều và đa dạng, để xử lý hiệu quả nhà quản lý phải biết chọn lọc các thông tin quan trọng, giữ được các khuynh hướng chính nhưng không mất đi các chi tiết cần thiết, cân đối giữa toàn cục và thành tố.

Read More

Cách duy trì hoạt động nhóm hiệu quả

Thường xuyên tạo các cuộc đối thoại – Hầu hết sự bất thường trong hoạt động của đội đều bắt nguồn từ những thất bại về giao tiếp, chẳng hạn như sự lắng nghe kém, hay xen vào giữa cuộc đối thoại, nói dông dài, không có khả năng nắm bắt vấn đề, hay đơn giản là không trao đổi thường xuyên để có thể tạo nên sự gắn kết trong đội.

Hãy dành thời gian để tạo sự gắn kết trong nhóm - Các mối quan hệ không thể phát triển nếu không có sự tác động lẫn nhau. Dành ít thời gian cho nhau sẽ không tạo nên được những gắn kết bền vững. Xây dựng sự gắn kết hiệu quả trong đội ngũ đòi hỏi phải dành thời gian để tìm hiểu tác phong làm việc, tính cách và sở thích của nhau.

Hãy trung thực, thường xuyên có ý kiến phản hồi – Mọi người trong nhóm đều cần nhận được ý kiến phản hồi để thấy được kết quả cho những nỗ lực của đội ngũ. Cho dù thông tin phản hồi mang tính phê bình thì các thành viên trong đội ngũ đều biết rằng những đóng góp của họ đang được chú ý và đánh giá. Để đội ngũ được duy trì và tránh được những bất ổn, tất cả mọi người cần phải được trao đổi với nhau về những kỳ vọng, mục tiêu, thành tích, và phương pháp của họ.

Xây dựng sự hợp tác - Trong một đội ngũ mạnh, những cá nhân hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch. Các đội ngũ mạnh sẽ gạt bỏ những thành viên không có ý thức hợp tác và thay thế bằng những người sẽ đưa đội ngũ đi lên, hoặc huấn luyện cho họ làm việc có trách nhiệm hơn.

Hoạt động một cách dân chủ - Trong một đội ngũ mạnh, mọi thành viên đều có quyền có tiếng nói của riêng mình. Mỗi thành viên trong đội đều có quyền đặt câu hỏi, góp ý, cũng như đánh giá sự tiến bộ của đội.

Đảm bảo các thành viên được đào tạo kỹ lưỡng - Đội ngũ không thể mạnh nếu có dù chỉ một thành viên yếu. Các thành viên được kỳ vọng là sẽ hoạt động trong một vai trò cụ thể đúng với những yêu cầu về kinh nghiệm và kiến thức. Những thành viên mới hơn có thể sẽ mang lại ít kinh nghiệm hơn cho nỗ lực của đội. Họ có thể rút ngắn khoảng cách này qua việc rèn luyện, giáo dục, học tập, và sự cống hiến. Đảm bảo cho các thành viên trong nhóm có cơ hội tiếp cận việc đào tạo, cái có thể giúp họ đóng góp được khả năng của mình.

Nhận ra những ưu điểm - Có thể khó để thấy được những thế mạnh của những thành viên khác. Trong một môi trường kinh doanh, nơi mà ít khi thấy được sự khen ngợi, nhiều người trong chúng ta mất dần thói quen tìm những điểm mạnh của người khác. Hãy dành thời gian để đưa ra đánh giá trung thực và chân thành về các thành viên khác.

Tạo nên sự đa dạng - Nếu chúng ta dành một ít thời gian suy nghĩ về nó, hầu hết chúng ta sẽ cảm thấy nhàm chán khi phải làm việc với một nhóm mà các thành viên trong đó đều có những tính cách giống nhau. Sự ảnh hưởng lẫn nhau trong nhóm sẽ thú vị nhiều hơn khi các thành viên có nhiều tính cách khác nhau. Khi chúng ta tạo nên những sự khác biệt cho chính mình, ta thừa nhận rằng tất cả chúng ta sẽ giàu có bởi cơ hội được cùng nhau làm việc.

Quản lý kết quả, chứ không phải nhiệm vụ - Vấn đề ở chỗ là đóng góp của mỗi thành viên cho mục tiêu và sứ mệnh của đội ngũ. Các đội ngũ mạnh, với những tính cách đa dạng, học cách tập trung với những kết quả mà mỗi thành viên đạt được, hơn là cố gắng làm cho mỗi cá nhân đạt được kết quả theo một cách nhất định. Điều này cho phép các cá nhân thể hiện tính cách của mình thông qua công việc, cũng như đóng góp đáng kể vào sự nỗ lực của đội.

Đẩy mạnh tinh thần cạnh tranh để tạo sự hợp tác – Cạnh tranh thân thiện sẽ tạo ra kết quả. Duy trì sự cạnh tranh giữa các đội và những kết quả đã đạt được của nó, chứ không phải giữa các thành viên trong đội với nhau. Làm cho cuộc cạnh tranh trở nên thú vị. Xem lại những thành công đã đạt được và tìm cách thử thách các đội để vượt qua những kết quả đó.

Nguồn: Sưu Tầm

 Trường Doanh nhân Đắc Nhân Tâm – Dale Carnegie Vietnam

Read More

Cách phê bình hiệu quả

Tôi kiên nhẫn nghe người bạn cũ của tôi – giám đốc marketing của 1 trong số top 500 công ty lớn nhất Hoa Kỳ kể về những vấn đề mà cô ấy gặp phải với 1 trong những nhân viên cấp dưới của cô.

“Anh ta là người hay thay đổi. Có hôm anh ta làm việc rất tốt, rất đúng hạn, nhưng có hôm, anh ta chẳng làm được gì và cuối cùng tôi phải hoàn tất công việc giúp anh ta.”

Cô ấy biết rằng việc đe dọa và gửi ‘tối hậu thư’ không thể giúp cải thiện biểu hiện của anh ta. (1 phần là vì trước đây người quản lý cũ đã từng áp dụng những biện pháp này). Do đó, cô ấy đã thử biện pháp ‘góp ý xây dựng’. “Mỗi khi anh ta hoàn tất công việc đúng thời hạn đã định, tôi thường khen ngợi: “anh đã làm rất tốt nhưng tôi mong sau này anh cũng sẽ luôn hoàn thành công việc đúng hạn như hôm nay.” Sau đó, anh ta cũng cải thiện được một ít nhưng rồi đâu lại vào đấy, mọi việc lại trở lại như xưa.”

Phê bình hiệu quả-khéo khéo

Tôi đã chỉ cho cô ấy thấy rằng chiến thuật này không hiệu quả chỉ vì 1 từ: ‘nhưng’. Nhiều người cảm thấy chiến thuật góp ý xây dựng của cô ấy rất tốt, nhưng ít ai biết rằng chỉ 1 từ rất nhỏ này đã hoàn toàn phủ nhận lời khen ngợi ở vế trước. (chú ý rằng khi bạn sử dụng từ ‘nhưng’ ở vế sau, tôi biết bạn đang chuẩn bị phủ nhận câu nói ở vế trước đó). Dường như đây là 1 lời khen có chủ ý. Mọi người đều biết rằng họ sắp bị phê bình khi nghe từ ‘nhưng’.

 Tôi gợi ý cô ấy dùng từ ‘và’ thay vì từ ‘nhưng’. Thế là lần sau, khi khen nhân viên, cô ấy đã nói rằng: “tốt lắm, hôm nay bạn đã hoàn tất công việc đúng hạn, và nếu ngày mai bạn cũng có thể làm được như vậy thì đội ngũ bán hàng sẽ có thề triển khai dự án của chúng ta đúng theo thời hạn đã định.”

Chỉ 1 sự thay đổi nhỏ nhưng lại mang đến một hiệu quả rất cao. Cô ấy đã truyền tải được điều cô ấy muốn nói mà không hề khiến người nhân viên cảm thấy tổn thương do nghĩ bị sếp phê bình. Cô ấy đã nói với anh ta rằng anh là một nhân viên rất có năng lực và những nhược điểm của anh ngày hôm qua hoàn toàn không ảnh hướng đến những gì người ta mong đợi ở anh trong tương lai.

 Tất cả chúng ta ai cũng đều gặp phải tình huống mà trong đó chúng ta buộc phải chỉ ra những hành vi không tốt của người khác. Bất kể tình huống đó như thế nào: dù là bảo đứa trẻ dọn dẹp phòng, cải thiện điểm số hay bảo chúng bỏ ngay cách cư xử khiến người khác phát cáu, thì cách duy nhất là hãy chỉ cho họ thấy vấn đề của họ. Tương tự như vậy, khi nhân viên cấp dưới hay đồng nghiệp của bạn có những biểu hiện chưa tốt, bạn cũng cần phải chỉ ra những điểm chưa tốt ấy của họ. Thay vì phê bình 1 cách thẳng thắn, bạn nên vận dụng những chiến thuật dưới đây để có thể nhận được những phản hồi tốt hơn từ phía người mà bạn phê bình:

1)     Hãy bắt đầu bằng những lời khen ngợi và đánh giá chân thành. Hãy chỉ cho người đó biết anh ta đã làm tốt việc gì và cho anh ta biết rằng bạn thật sự đánh giá cao những đóng góp của anh ta trong công ty. Người bạn của tôi kể, cô ấy đã nói với nhân viên của mình rằng chính sự sáng tạo của anh đã tạo nên sự khác biệt rất lớn đến chất lượng sản phẩm của công ty, và cô ấy đã thấy sự rạng rỡ trên khuôn mặt của anh ta. Sau đó, anh ta bắt đầu tự hào hơn về công việc của mình vì anh nghĩ người khác thật sự đánh giá cao những việc anh ta làm.

2)     Hãy chỉ ra những lỗi lầm của người khác một cách gián tiếp. Người bạn của tôi kể rằng: “thay vì phê bình anh ta vì đã không hoàn thành công việc đúng thời hạn đã định là vào ngày thứ sáu, tôi đã đến công ty vào sáng ngày thứ hai và nói với anh ta rằng tôi cảm thấy thật sự tồi tệ khi người đồng nghiệp của anh ta đã phải đến làm việc vào cuối tuần để hoàn tất dự án này. Tôi nói tôi muốn điều chỉnh lại lịch làm việc của nhóm để mọi người có thể có ngày nghỉ cuối tuần trọn vẹn. Sau đó, tôi yêu cầu anh ta thẳng thắn cho tôi biết theo anh thì tôi nên ra hạn như thế nào cho hợp lý để tình trạng này không tiếp diễn nữa.”

3)     Hãy nói về những lỗi lầm của bản thân trước khi phê bình người khác (tiên trách kỷ hậu trách nhân). Nhiều người trong chúng ta không phạm sai lầm ngày hôm nay đơn giản chỉ vì chúng ta đã phạm phải những sai lầm này trước đây. Vậy tại sao chúng ta lại có thể bực dọc  nhân viên, con cái, người thân hoặc bạn bè của ta khi họ mắc phải những sai lầm như ta? Người bạn của tôi đã áp dụng chiến thuật này. Cô ấy nói: “mỗi ngày tôi đều phạm phải những lỗi nhỏ. Do đó, tôi sẽ chỉ bắt đầu nói về tất cả những điều  nhỏ nhặt mà tôi nghĩ tôi có thể làm tốt hơn. Như vậy, anh ấy sẽ  nhận ra rằng tôi không mong đợi sự hoàn hảo ở mỗi một  người trong chúng ta. Điều này cũng đã tạo cơ hội cho chúng tôi ngồi lại, cùng bàn luận để giải quyết những vấn đề nhỏ nhặt trước khi những vấn đề này trở nên phức tạp, khó giải quyết.”

Đây chỉ là 3 trong số rất nhiều cách mà bạn có thể áp dụng nhằm tạo nguồn động lực để người khác làm những gì mà bạn mong muốn. Hãy vận dụng những chiến lược này vào thực tiễn và bạn sẽ có thể thay đổi cách nhìn của người khác về bạn và về cả thế giới.

Nguồn: Dale Carnegie Training

 Trường Doanh nhân Đắc Nhân Tâm – Dale Carnegie Vietnam

Read More

Tạo động lực làm việc cho bản thân

Bạn đã từng bao giờ trì hoãn một việc nào đó? Bạn luôn tự nhủ "Không trì hoãn nữa. Làm ngay đi, Kết thúc nó ngay!" trong khi một một tiếng nói khác lại vang lên trong đầu "Nhưng tôi không muốn làm!"

Có thể đó không phải là vấn đề to tát, nhưng nó sẽ luôn thường trực suốt trong đầu và khiến bạn bực mình, nổi cáu và stress. Điểm mấu chốt chính là nếu bạn không muốn stress nữa, thì bạn phải hoàn thành công việc đó.

Người ta gọi nó là hiệu ứng Zeigarnik, một khuynh hướng trở nên lo lắng khi một công việc được bắt đầu nhưng vẫn chưa hoàn thành. Một khi nhiệm vụ hoàn thành, não sẽ không còn chịu áp lực và năng lượng sẽ lại tràn trề.

Trong cuốn sách "The Successful Principles" của Jack Canfield có viết: "Bạn càng làm xong những công việc dang dở càng nhanh, tâm trí bạn sẽ càng sáng sủa và bạn sẽ càng tập trung vào những công việc sẽ làm thay đổi cuộc đời mình"

Sau đây là một vài lời khuyên để bạn luôn có động lực tiếp tục hoàn thành công việc và không bao giờ phải trì hoãn nó:

Tưởng tượng ra viễn cảnh cuộc sống

Bằng cách tưởng tượng ra kết quả, phần thưởng và thành công mà bạn nhận được sau khi hoàn thành công việc này, bạn sẽ dễ dàng xem những công việc chán nhất, ghét nhất trở nên thú vị hơn và bạn sẽ có động lực đi với nó tới cuối cùng.

Hãy tưởng tượng

Bạn cũng sẽ thấy yêu đời hơn, nhiều năng lượng hơn khi nghĩ rằng công việc này sẽ là một bước đệm để tới gần hơn với mục tiêu của mình. Bạn sẽ không còn sa lầy vào sự nhàm chán mà công việc đó đem lại, sẽ có dư năng lượng để tiếp tục những dự án mới thú vị hơn.

Hãy hành động ngay

Mỗi khi chán nản, bạn hãy thử tự hỏi mình: "Cái giá của việc trì hoãn công việc này là bao nhiêu?"

Hãy xem câu trả lời là một lời cảnh tỉnh, bạn cần phải bước ra khỏi vũng lầy và nghiêm túc làm việc. Nhưng đừng tự làm mình hoảng sợ nhé. Nỗi sợ là một con dao hai lưỡi, sợ vừa đủ sẽ giúp bạn tỉnh táo, nhưng quá sợ hãi sẽ ném bạn vào sai lầm đấy.

Chính vì thế, nếu bạn đang có vấn đề ngay lúc này, bạn nên đặt câu hỏi ngay đi. Cái giá về tài chính là bao nhiêu, về xã hội, về con người là như thế nào?

Nếu câu trả lời hơi khó để hình dung, thì bạn hãy nhớ lại lần cuối cùng mình gặp tình trạng như thế này và tưởng tượng lại thành quả khi bạn đã hoàn thành công việc. Tuyệt vời đúng không nào? Kết quả thật đáng để chúng ta cam đảm tiến tới đúng không?

Đừng quá mơ mộng

Nếu bạn đang có một công việc phải làm, hãy tưởng tượng rằng chân mình đang bị đóng đinh xuống sàn và quần thì dính chặt vào ghế. Bạn sẽ không thể đứng lên nếu công việc chưa được hoàn thành.

Để làm được điều này, bạn phải có một khả năng chịu đựng và tự kiềm chế tốt. Tàn nhẫn với bản thân lúc đầu và bạn sẽ nhận được kết quả tuyệt vời sau đó.

Dopamine - nguồn gốc của sự vui vẻ

Dopamine là một chất dẫn truyền xung động thần kinh tạo cảm giác sung sướng và thoải mái. Đây sẽ là một nhân tố giúp bạn hăng hái hơn khi làm việc.

Cụ thể là khi bạn đang thực hiện một dự án chán ngắt, dopamine sẽ không được sản sinh. Vậy làm thế nào để mở được cách cửa đưa dopamine ra?

Rất dễ dàng, bạn chỉ cần kết hợp làm việc và giải trí, ví dụ như nghe nhạc, hoặc thư giãn ngắn ở một quá cà phê ưa thích. Dopamine được sản sinh sẽ giúp cảm giác chán chường biến mất và bạn sẽ hoàn thành công việc một cách dễ dàng.

Xác định nguyên nhân bạn không thể hoặc không làm việc

Nguyên nhân thường nằm ở những rào cản tâm lý. Vậy làm thế nào để vượt qua chúng đây?

Hãy dành khoảng từ 2 tới 5 phút tìm hiểu lý do mình ngừng làm việc.

Thường có ba lý do sau đây làm chúng ta chậm lại:

1. Mù mờ - Tôi không biết phải bắt đầu làm từ đâu

2. Bị áp đảo – Công việc quá nhiều và tôi thì làm không nổi

3. Thiếu kiến thức, kinh nghiệm – Giúp với, tôi không biết làm

Thứ nhất, với việc thiếu rõ ràng, bạn không biết bắt đầu tư đâu, vậy hãy bắt đầu ở bất cứ chỗ nào bạn thấy thích và thú vị nhất. Ví dụ như bạn cần phải viết một bài luận và không biết phải mở đầu thế nào. Vậy thì hãy viết bất cứ gì bạn thích. Có viết còn hơn là không viết gì cả.

Thứ hai, với việc bị áp đảo, lối thoát cũng không có gì khó. Hãy cắt nhỏ phần công việc ra và tự hỏi "Tôi nên bước bước nào trước, bước nào nhỏ nhất mà vẫn dẫn tôi tới gần với mục tiêu hoàn thành công việc?"

Câu trả lời nên là một hành động. Ví dụ như đọc sách để tham khảo hoặc đọc những bài báo về việc tự kiểm soát và sự quan tâm. Nếu công việc không rõ ràng hoặc khó xác định, thì bạn không nên làm nữa.

Thứ ba, vấn đề về kiến thức, kỹ năng. Bạn có thể tìm trên google hoặc hỏi người nào biết ấy. Nó chẳng tốn bao nhiêu thời gian và công sức đâu.

Ví dụ như bạn có thể dành thời gian đọc sách, nếu bạn đang làm luận văn tiến sĩ, cố gắng tìm cách giải quyết những vấn đề trong luận văn của mình. Rồi khi gặp người hướng dẫn, 2 người chỉ cần tóm tắt và điều chỉnh một chút thôi. Thời gian được rút ngắn rồi đấy.

Bắt đầu trước khi bạn thấy sẵn sàng

Sự thật là bạn sẽ không bao giờ cảm thấy sẵn sàng hoặc đủ động lực bắt đầu làm việc. Bạn sẽ thường nghe được câu: "Tôi còn phải đọc một bài báo nữa trước khi viết bài luận" hay như "Hôm nay tôi chưa có hứng làm, để mai đi"

Trong một bài báo tên "Waiting for the motivation fairy" được viết bởi hai huấn luyện viên Hugh Kearns và Maria Gardiner, họ đã viết: "Bạn phải bắt đầu trước khi bạn sẵn sàng; khi bạn có thêm động lực, thì bạn sẽ làm được nhiều hơn".

Vì thế, cứ bắt đầu làm đi.

Sưu tập từ: http://www.action.vn/

Read More

Tạo động lực làm việc cho nhân viên

Tạo động lực làm việc là phần quan trọng trong việc quản lý hiệu  suất làm việc. Trí tuệ, tinh thần, tâm lý tạo nên năng lực tiềm tàng vô tận của con người. Một tập hợp các cá nhân chỉ trở thành một nhóm làm việc khi mỗi thành viên biết rõ về bản thân mình và những đóng góp của mình để ca ngợi tài năng của những người khác

Nhân viên vui vẻ, năng suất làm việc sẽ cao

Khen ngợi nhân viên về hiệu quả làm việc tốt, dù họ chỉ mới làm được một nửa. Bất kỳ nhân viên nào cũng muốn sếp khen. Như vậy, họ sẽ cảm thấy được động viên tinh thần. Vậy, khi họ làm tốt hãy khen ngợi họ trước mọi người, như vậy họ sẽ càng phấn đấu làm tốt hơn nữa để xứng đáng với lời khen của bạn. Một lời khuyên đắt giá mà các ông sếp cần phải nhớ là nên khách quan và công bằng khi khen bất cứ nhân viên nào.

Niềm vui sẽ tạo ra nhiều động lực làm việc

Giúp nhân viên cảm thấy họ đang làm những việc có ý nghĩa

Theo một cuộc khảo sát với câu hỏi, “Điều gì thúc đẩy bạn làm việc?” Kết quả cho thấy làm một điều gì đó có ý nghĩa quan trọng hơn tiền bạc hoặc sự ghi nhận đối với nhân viên của bạn. Hai mươi chín phần trăm số người được hỏi cho biết rằng làm một điều gì có ý nghĩa là động lực thúc đẩy nhất trong công việc. Tiền bạc chiếm 40 %, và sự công nhận là 30 %. Vì vậy, tại sao chúng ta lại không khuyến khích nhân viên của bạn là làm cho họ cảm thấy rằng họ đang làm một điều gì đó có ý nghĩa. Xây dựng tầm nhìn và mục tiêu của công ty, đặc biệt kéo theo sự tham gia của nhân viên trong việc tạo lập chúng sẽ thúc đẩy họ đạt được những mục tiêu và giúp họ cảm thấy rằng họ đang làm một cái gì đó có ý nghĩa.

Khen phải thành thật

Trở thành một vị sếp dễ mến và tâm lý trong mắt nhân viên không quá khó. Chỉ cần bạn biết tinh tế và chân thành quan tâm đến người khác. Quan hệ tốt với cấp dưới tốt sẽ giúp bạn nhận được nhiều sự ủng hộ trong công việc cũng như con đường tiến thân.

Việc khen ngợi nhân viên cũng vậy. Bạn phải khen ngợi nhân viên một cách chân thành nếu nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao. Khi nhân viên phát hiện ra lời khen của bạn chỉ là lời khen giả tạo, thì họ sẽ cảm thấy mất niềm tin vào bạn và bạn sẽ khó có thể khuyến khích khả năng làm việc của họ trong tương lai thông qua lời khen

Read More